Säännöt

FEX Suorahakuyritykset ry:n säännöt

1 § NIMI JA KOTIPAIKKA

Yhdistyksen nimi on FEX Suorahakuyritykset ry, jota jäljempänä sanotaan yhdistykseksi. Yhdistys voi käyttää itsestään myös pelkkää nimilyhennettä FEX.

Kansainvälisissä yhteyksissä yhdistyksen englanninkielinen nimi on The Finnish Executive Search Firms´ Association FEX. Yhdistyksen kotipaikka on Helsinki ja toimialue koko maa.

2 § TARKOITUS

Yhdistyksen jäsenkunta muodostuu pysyvästi Suomessa toimivista johtohenkilöstön suorahakuun erikoistuneista liikkeenjohdon konsulttiyrityksistä. Yhdistyksen tarkoituksena on tavoittelematta osallisilleen välitöntä taloudellista etua:

  • kehittää, edistää ja valvoa oman toimialansa yritysten toimintaa
  • ylläpitää suhteita lakeja valmisteleviin ja valvoviin viranomaisiin
  • ylläpitää suhteita muihin elinkeinoelämän järjestöihin sekä yhteisöihin ja tiedotusvälineisiin
  • myötävaikuttaa suorahaussa noudatettavien ammatillisten käytäntöjen kehitykseen
  • valvoa jäsenkunnan ammatillisia etuja ja kohottaa alan arvostusta
  • toimia yhdyssiteenä jäsentensä kesken kokemusten vaihtamiseksi ja ammattitaidon syventämiseksi
  • vaihtaa tietoja ja kokemuksia kansainvälisellä tasolla muiden saman toimialan asiantuntijayritysten ja yhteisöjen kanssa

3 § TOIMINTAMUODOT

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää omaan toimialaansa liittyviä kokous- ja koulutus-tapahtumia sekä tiedotustilaisuuksia. Se voi harjoittaa tutkimus- ja julkaisutoimintaa, antaa lausuntoja ja tehdä esityksiä viranomaisille ja muille yhteisöille toimialaansa koskevissa asioissa.

Yhdistys voi ylläpitää yhteyksiä ja liittyä jäseneksi sellaisiin koti- ja ulkomaisiin järjestöihin, joiden toiminnan periaatteet ja muodot edistävät yhdistyksen päämääriä.

Yhdistyksellä tulee olla hallituksen laatima ja jäsenkokouksen hyväksymä FEX Suorahakuyritykset ry:n toimintaperiaatteet –ohjeistus.

Yhdistys voi myöntää stipendejä ja apurahoja tutkimuksiin ja tiedotuskampanjoihin, jotka sivuavat liikkeenjohdon konsultointia ja ammattimaisesti tehtävää johtohenkilöstön rekrytointia.
Yhdistyksellä on oikeus ottaa vastaan lahjoituksia ja jälkisäädöksiä sekä omistaa kiinteätä ja irtainta omaisuutta.

4 § JÄSENYYS

Yhdistyksen hallitus voi hyväksyä jäseneksi sellaisen hyvämaineisen asiantuntijayrityksen, jonka liikevaihdosta vähintään ¾ muodostuu suorahausta tai sellaisen erillisen liiketoimintayksikön, jonka toiminta täyttää kaikilta osiltaan sääntöjen jäsenyyskriteerit.

Jäsenyysehdot edellyttävät, että yritys tai yksikkö on toiminut alalla vähintään 3 vuotta. Mikäli jäsenyyttä hakevan yrityksen vastuuhenkilöillä on alalta vähintään 3 vuoden kokemus, voidaan tuota mainittua aikaa lyhentää.

Jäsenyyttä hakevan yrityksen on osoitettava, että sillä on käytössään ammattimaiseen suorahakutoimintaan soveltuvat toimitilat, osaava henkilöstö ja ajan tasalla olevat dokumentoidut prosessikuvaukset .
Jäsenyyttä hakevan on pyydettäessä osoitettava selvitys yhdistyksen hallitukselle taloudellisesta tilastaan.
Jäsenyyttä hakevalle yritykselle on esitettävä yhdistyksen säännöt ja yhdistyksen vahvistamat toimintaperiaatteet sekä hyvää ammatillista suorahakukäytäntöä koskevat suositukset, joihin jäseneksi hyväksytty yritys sitoutuu.

Jäsenen oikeuksista, velvollisuuksista ja mahdollisista rangaistuksista on mainittu erikseen näiden sääntöjen 13. pykälässä.

Yhdistyksen tunnusmerkit

Yhdistyksen jäsenyritykset ja niiden palveluksessa olevat konsultit ovat oikeutettuja käyttämään painetussa ja sähköisessä viestinnässään FEX Suorahakuyritykset ry:n -tunnusmerkkejä.

Eroaminen yhdistyksestä

Jäsenen, joka haluaa erota yhdistyksestä, on ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle.

Erottaminen yhdistyksestä

Hallitus voi erottaa jäsenen, joka on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin se on yhdistykseen liittymällä sitoutunut.

Erottaminen voi tulla kyseeseen, mikäli jäsenyritys on toistuvasti toiminut alaa säätelevien lakien tai yhdistyksen sääntöjen ja FEX Suorahakuyritykset ry:n toimintaperiaatteiden ja alan eettisten ohjeiden vastaisella tavalla.

Eronneella tai erotetulla jäsenellä ei ole enää oikeutta tunnusmerkkien käyttöön.

Ennen erottamispäätöksen tekemistä jäsenellä on oikeus antaa selitys asiassa ja mahdollisuus saattaa erottamispäätös kuukauden kuluessa yhdistyksen kokouksen päätettäväksi.

5 § JÄSENMAKSU

Jäseniltä perittävän liittymis- ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Yhdistyksen jäsen, joka ei ole suorittanut edellisen vuoden jäsenmaksua, voidaan huomautuksen jälkeen yhdistyksen hallituksen päätöksellä erottaa yhdistyksestä. Eronneen tai erotetun jo maksamaa jäsenmaksua ei palauteta.

6 § TOIMIELIMET

Yhdistyksen päätösvaltaa käyttää yhdistyksen kokous ja sen asioita sekä hallintoa hoitaa hallitus.
Hallitus voi valita yhdistykselle eettisen lautakunnan, jossa yksi paikka on varattu ulkopuoliselle asiantuntijataholle.

Hallitus voi asettaa työryhmiä ja neuvottelukuntia, nimetä edustajia sekä tarvittaessa rekrytoida yhdistykselle toimihenkilöitä.

7 § YHDISTYKSEN KOKOUKSET

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä ennen maaliskuun loppua.
Yhdistyksen ylimääräinen kokous pidetään tarvittaessa hallituksen kutsusta tai jos vähintään 1/10 äänioikeutetuista jäsenistä sitä vaatii. Kokous on pidettävä 30 päivän kuluessa vaatimuksen esittämisestä.
Yhdistyksen kokouksissa jokaisella jäsenellä on yksi ääni. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan vaalit ratkaistaan vaalit arvalla, mutta muissa asioissa päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan mielipide.

8 § KOKOUSKUTSU

Hallitus kutsuu jäsenet sääntömääräisiin ja ylimääräisiin kokouksiin sähköpostilla jäsenen ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen vähintään neljätoista (14) päivää ennen yhdistyksen kokousta. Kutsussa on mainittava kokouksessa käsiteltävät asiat.

Jäsenten esitykset kokoukselle on toimitettava yhdistyksen hallitukselle kirjallisesti vähintään kymmenen (10) päivää ennen kokousta.

9 § VUOSIKOKOUKSESSA KÄSITELTÄVÄT ASIAT

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa  ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajan lausunto
  6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille
  7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun  suuruus
  8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
  9. valitaan yksi tilintarkastaja ja hänelle henkilökohtainen varamies
  10. käsitellään muut kokouskutsussa mahdollisesti mainitut asiat

10 § HALLITUS

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valittu puheenjohtaja ja vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) jäsentä.

Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus nimeää keskuudestaan sihteerin, talouspäällikön ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tai kun vähintään yksi hallituksen jäsen sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä on läsnä. Asia ratkaistaan yksikertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide.

Hallituksen velvollisuus on:

  1. kutsua koolle yhdistyksen kokoukset ja valmistella niissä käsiteltävät asiat
  2. panna täytäntöön yhdistyksen kokousten päätökset
  3. huolehtia yhdistyksen rahavaroista ja muusta omaisuudesta
  4. käsitellä jäsenanomukset ja eroasiat sekä ylläpitää jäsenluetteloa
  5. edustaa yhdistystä ulkopuolisiin ja jäseniin nähden
  6. tehdä yhdistyksen puolesta sitoumuksia sekä esiintyä yhdistyksen puolesta  kantajana ja vastaajana
  7. ylläpitää yhdistyksen toimintaperiaatteet –ohjeistusta
  8. vastata yhdistyksen kirjanpidosta sekä laatia tilinpäätökset
  9. laatia ehdotukset yhdistyksen talousarvioksi ja toimintasuunnitelmaksi osana
    toimintaperiaatteet –ohjeistusta
  10. huolehtia yhdistyksen julkaisu- ja tiedotustoiminnasta
  11. pitää yhteyttä kotimaisiin ja ulkomaisiin alan järjestöihin
  12. rekrytoida tarvittavat toimihenkilöt sekä sopia näiden palkoista tai palkkioista

11 § YHDISTYKSEN NIMEN ALLEKIRJOITTAMINEN

Yhdistyksen nimen kirjoittaa kaksi hallituksen jäsentä yhdessä, joista vähintään toisen täytyy olla puheenjohtaja tai talouspäällikkö. Hallitus voi valtuuttaa toimihenkilönsä kirjoittamaan nimen yksin yhdistyksen puolesta.

12 § TILIKAUSI

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajalle viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään viikkoa ennen vuosikokousta.

13 § JÄSENEN VELVOLLISUUDET

Jäsenen velvollisuus on edistää toiminnallaan yhdistyksen päämäärien saavuttamista. Jäsenen tulee noudattaa hyvistä ammattikäytännöistä annettuja ohjeita ja suosituksia, kuten ylläpitää luottamuksellisuutta, kunnioittaa tehtyjä sopimuksia ja pyrkiä objektiivisuuteen kaikissa lausunnoissaan.

Jäsenyrityksen johdon tehtävänä on ohjata ja valvoa palveluksessaan olevan henkilöstön toimintaa siten, että se työssään tiedostaa ja täyttää vaaditut ammattieettiset ja muut yleisesti hyvänä pidetyt toiminnalliset kriteerit.

Mikäli jäsenyrityksen liiketoiminnassa tapahtuu oleellisia sisällöllisiä muutoksia, jotka vähentävät suorahaun suhteellista osuutta, on jäsen velvollinen ilmoittamaan näistä muutoksista yhdistyksen hallitukselle. Jäsenyritys ilmoittaa yhdistykselle yhdyshenkilön nimen ja on velvollinen tiedottamaan mahdollisesta yhdyshenkilön vaihdoksesta välittömästi yhdistyksen hallitukselle.

14 § SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN JA YHDISTYKSEN PURKAMINEN

Päätös sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään ¾ äänten enemmistöllä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa yhdistyksen varat on käytettävä liikkeenjohtoa ja organisaatiotutkimusta edistävään tutkimustyöhön. Kokouskutsussa on mainittava yhdistyksen purkamisesta.